Un dossier pour chaque client en attente, des tâches métier avec une échéance, une couleur qui dit où il en est. Toute l'équipe voit la même chose, au même moment.
Un client qui attend ses lunettes, une réparation en attente de pièce, des lentilles à recommander : en magasin, le suivi des dossiers en attente repose souvent sur un cahier, des post-it et la mémoire de celui qui a reçu le client.
Synaros donne à chaque affaire un dossier et une liste de tâches datées. Quand un client appelle pour savoir où en sont ses lunettes, n'importe qui dans l'équipe a la réponse.
Fonctionnalités
Ce qui est disponible aujourd'hui.
Uniquement des fonctions en service dans Synaros. Ce qui est en préparation est signalé comme tel.
Les dossiers
Un dossier par affaireCommande spéciale, optique, lentilles, réparation ou vente directe : le motif se choisit à la création.
Un responsable, un niveau d'urgenceChaque dossier a un employé en charge et peut être marqué urgent.
Une pastille de couleurCalculée à partir de l'échéance de la prochaine tâche. Les seuils se règlent dans les paramètres.
Clôture et archivageUn dossier terminé se clôture, son historique reste consultable.
Les tâches
22 types de tâches métierCommande de verres ou de monture, attente de document, essais de lentilles, première adaptation, suivi personnalisé, vérification d'un délai de commande, délégation à un collègue…
Vos propres tâchesAjoutez les tâches propres à votre façon de travailler.
Une cible par tâcheClient, fournisseur, mutuelle ou équipe : vous voyez d'un coup d'œil de qui dépend la suite.
Un statut et un auteurEn attente, à faire, fait : chaque tâche garde qui l'a créée, qui l'a relancée, qui l'a terminée, et la note de chacun.
Le quotidien de l'équipe
Réparations et SAVUn dossier « Réparation » avec ses tâches, et un créneau SAV dans l'agenda pour le retour du client.
NotificationsTâche en retard, échéance du jour, dossier bloqué, commande reçue ou en retard : l'alerte arrive dans Synaros.
Messages d'équipeUne consigne pour la journée s'affiche sur le tableau de bord du magasin.
Plusieurs magasinsChaque magasin suit ses dossiers, le propriétaire voit l'ensemble.
En pratique
Julie commence. Marc poursuit. Polo finalise. Personne ne perd le fil.
Avec Synaros, chaque collaborateur sait exactement où en est un dossier et peut le faire avancer, même s'il ne l'a pas créé.
Exemple
Dérogation mutuelle, dossier de M. Martin
Un seul dossier, trois collaborateurs, cinq jours de suivi, aucune information perdue. Une situation parmi d'autres : une réparation, des lentilles ou une commande spéciale se suivent de la même façon.
Situation illustrative, noms fictifs.
LundiJJulie
Ouvre le dossier pour suivre la réception d'une ancienne ordonnance, nécessaire à la demande de dérogation.
En attente du clientTâche « Attente ancienne ordonnance », échéance jeudi
MardiMMarc
L'ordonnance n'est pas arrivée. Marc consulte le dossier, comprend la situation et relance le client.
En attente du clientNote : « Client relancé, ordonnance attendue. »
MercrediPPolo
Le client apporte son ancienne ordonnance. Polo retrouve le dossier, enregistre la réception et clôt la tâche.
À traiterNouvelle tâche : « Demande de dérogation mutuelle »
JeudiMMarc
Marc reprend le dossier, retrouve les documents et l'historique, et transmet la demande à la mutuelle.
En attente de retourNouvelle étape : « Traitement justificatifs mutuelle »
VendrediPPolo
L'accord de prise en charge est arrivé. Polo le valide, prévient le client et lance la commande des verres.
Dossier clôturéTout l'historique reste consultable
Avec Synapse
Demandez-le en français, à l'écrit ou à la voix. Synapse vous montre l'action et attend votre accord avant de la faire.
« Quelles tâches sont en retard ? »
« Ajoute une tâche « document client » au dossier de M. Martin, échéance jeudi. »
Un dossier avance même quand celui qui l'a créé est absent.
Collaboration
Plusieurs collaborateurs interviennent l'un après l'autre, sans confusion.
Traçabilité
Chaque action, chaque note et chaque changement de statut reste visible par toute l'équipe.
Efficacité
Moins de temps perdu à chercher une information ou à demander à un collègue où en est un dossier.
Questions
Questions fréquentes.
Non. Vos clients s'importent depuis un export de votre logiciel métier. Le dossier Synaros sert au suivi (tâches, échéances, responsables). La facturation et l'encaissement restent dans votre logiciel métier.
Oui. Les 22 types de tâches métier sont prêts à l'emploi et vous pouvez créer vos propres tâches. Les seuils qui déclenchent les couleurs se règlent aussi.
Créez un dossier avec le motif « Réparation », ajoutez les tâches nécessaires (commande de pièce, retour fournisseur…) et posez un rendez-vous SAV dans l'agenda pour le retour du client.
Non. Chaque magasin travaille sur ses propres dossiers. Le compte propriétaire voit l'ensemble des magasins.
Voyez-le sur vos propres cas.
Une démo en visio, sur le vrai logiciel, à partir de la façon dont votre magasin travaille aujourd'hui.
